1. انتهت مدة الحفظ الوسيط لملف معين، فبادر موظف بإتلافه فورا دون الرجوع لأي إجراء إضافي. أين الخطأ في تصرفه؟
لا خطأ، انتهاء المدة يكفي وحده لاتخاذ قرار الإتلاف
الخطأ أن انتهاء مدة الحفظ الوسيط لا يعني الإتلاف التلقائي، بل يستوجب تطبيق الإجراء المعتمد أولا
الخطأ الوحيد أنه لم يستشر زميلا آخر قبل الإتلاف
الخطأ أنه كان يجب الاحتفاظ بالملف لمدة إضافية عشوائية
2. مؤسسة تنقل موظفا مسؤولا عن الأرشيف، فيكتشف الموظف الجديد أن خطة التصنيف مبنية بالكامل على اختصارات وأسماء يفهمها فقط الموظف السابق. ما المشكلة البنيوية هنا؟
لا مشكلة، فهذا أمر طبيعي عند كل تغيير في المسؤولية
المشكلة أن الخطة بُنيت حول شخص لا حول وظائف المؤسسة، فانهارت بمجرد تغيّره
المشكلة الوحيدة أن الموظف الجديد لم يتلقَّ تكوينا كافيا
المشكلة أن المؤسسة لم توثق اسم الموظف السابق بشكل كافٍ
3. أثناء افتحاص مالي جارٍ، طالب مسؤول الأرشيف بإتلاف ملفات مرتبطة بالفترة موضوع الافتحاص لأن مدة حفظها الوسيط انتهت رسميا. ما القرار الصحيح؟
تنفيذ الإتلاف فورا لأن المدة القانونية انتهت فعليا
تأجيل الإتلاف لوجود افتحاص جارٍ يوقف العملية مؤقتا رغم انتهاء المدة
إتلاف نصف الملفات فقط كحل وسط معقول
نقل الملفات إلى مكان آخر دون إعلام أي جهة
4. مصلحة مدرسية تحتفظ بثلاث نسخ مختلفة من نفس القرار الإداري، كل واحدة معدَّلة قليلا عن الأخرى دون تاريخ واضح يحدد الأحدث. ما المؤشر الذي يكشف هذا الخلل وفق الفصل الثالث؟
زمن الاسترجاع فقط دون غيره من المؤشرات
نسخ متضاربة لنفس الوثيقة، وهو مؤشر ضعف إدارة الإصدارات
نسبة الملفات غير المكتملة حصرا
إتلاف غير موثَّق فقط لا غير
5. مؤسسة رقمنت كامل أرشيفها الورقي القديم، فقرر مديرها إتلاف كل النسخ الورقية الأصلية فور انتهاء الرقمنة لتوفير المساحة. ما الخطأ في هذا القرار؟
لا خطأ، فالرقمنة تجعل الأصل الورقي غير ضروري تلقائيا
الخطأ أن قرار إتلاف الأصل يتبع القواعد القانونية لنوع الوثيقة، لا سهولة توفرها رقميا
الخطأ الوحيد أن الرقمنة كان يجب أن تكون بجودة أعلى
الخطأ أنه لم يخبر الموظفين بقرار الرقمنة مسبقا
6. وثيقة رقمية مهمة محفوظة فقط في البريد الإلكتروني الشخصي لموظف واحد، بلا نسخة في أي مستودع مؤسساتي. ما الخطر الأكبر في هذا الوضع؟
لا خطر يُذكر طالما الموظف يتذكر مكان الوثيقة
فقدان الوثيقة أو الوصول إليها إن غادر الموظف المؤسسة أو تعطل حسابه الشخصي
زيادة حجم صندوق البريد الإلكتروني للموظف فقط
الحاجة لطباعة الوثيقة يدويا كل شهر للاحتياط
7. خلال الفرز، وُجد ملف تجاوز مدة حفظه الوسيطة، لكنه يحمل قيمة تاريخية محتملة لم تُقيَّم رسميا بعد. ما القرار الأنسب؟
إتلافه مباشرة لأن مدته القانونية انتهت فعليا
إحالته للتقييم قبل أي قرار إتلاف، لأن القيمة التاريخية تغيّر مصيره المحتمل
الاحتفاظ به شخصيا لدى الموظف المسؤول دون توثيق
تحويله فورا لجهة الأرشيف المختصة دون أي تقييم مسبق